Cập nhật lần cuối: [ngày/tháng/năm]
[Tên Công ty] ("chúng tôi") cam kết bảo vệ quyền riêng tư và dữ liệu của Người dùng khi sử dụng website và phần mềm [Tên phần mềm] ("Dịch vụ"). Chính sách Bảo mật này giải thích cách chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ, bảo vệ và chia sẻ thông tin của bạn.
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng cho mọi dữ liệu được thu thập thông qua website, phần mềm và các dịch vụ liên quan do [Tên Công ty] cung cấp, bao gồm dữ liệu của:
- Người đại diện/nhân viên của doanh nghiệp khách hàng sử dụng phần mềm.
- Khách truy cập website tìm hiểu thông tin, đăng ký demo/tư vấn.
2. Thông tin chúng tôi thu thập
| Loại dữ liệu | Ví dụ cụ thể |
|---|---|
| Thông tin định danh cá nhân | Họ tên, email, số điện thoại, chức vụ |
| Thông tin doanh nghiệp | Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, quy mô đội ngũ |
| Dữ liệu nghiệp vụ vận hành | Thông tin khách hàng, nhà cung cấp, bảng giá, lô hàng, chứng từ do doanh nghiệp nhập vào hệ thống |
| Dữ liệu kỹ thuật | Địa chỉ IP, loại trình duyệt, thiết bị truy cập, nhật ký hoạt động (log) trên hệ thống |
| Dữ liệu thanh toán | Thông tin hóa đơn, lịch sử giao dịch (không lưu trữ trực tiếp thông tin thẻ thanh toán) |
3. Mục đích thu thập và sử dụng dữ liệu
Chúng tôi sử dụng dữ liệu thu thập được nhằm các mục đích sau:
- Cung cấp, vận hành và duy trì Dịch vụ theo đúng hợp đồng đã ký kết.
- Hỗ trợ kỹ thuật, xử lý yêu cầu và phản hồi thắc mắc của Người dùng.
- Cải tiến tính năng, nâng cao trải nghiệm sử dụng dựa trên phân tích dữ liệu tổng hợp (ẩn danh).
- Gửi thông báo liên quan đến Dịch vụ (cập nhật tính năng, bảo trì hệ thống, thay đổi chính sách).
- Mục đích tiếp thị (chỉ khi có sự đồng ý của Người dùng, và Người dùng có thể từ chối bất kỳ lúc nào).
- Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
4. Cơ sở pháp lý xử lý dữ liệu
Việc xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện dựa trên: (i) sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, (ii) nhu cầu thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ, hoặc (iii) nghĩa vụ tuân thủ pháp luật hiện hành, phù hợp với quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
5. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba
Chúng tôi không bán, cho thuê hoặc trao đổi dữ liệu cá nhân của Người dùng cho mục đích thương mại của bên thứ ba. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các trường hợp sau:
| Trường hợp | Ví dụ |
|---|---|
| Nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật | Đơn vị lưu trữ cloud, dịch vụ email, thanh toán — chỉ trong phạm vi cần thiết để vận hành Dịch vụ |
| Tích hợp theo yêu cầu của khách hàng | Kết nối với hệ thống hải quan điện tử (ECUS5/VNACCS), hãng tàu, ngân hàng — do chính Người dùng thiết lập |
| Yêu cầu pháp lý | Khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền |
| Chuyển nhượng doanh nghiệp | Trong trường hợp sáp nhập, mua bán doanh nghiệp — dữ liệu được chuyển giao với cam kết bảo mật tương đương |
6. Bảo mật dữ liệu
Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức để bảo vệ dữ liệu, bao gồm:
- Mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải.
- Phân quyền truy cập chi tiết theo vai trò, hạn chế truy cập dữ liệu nhạy cảm.
- Ghi nhật ký (log) truy cập và thay đổi dữ liệu quan trọng.
- Sao lưu định kỳ và có phương án khôi phục khi xảy ra sự cố.
- Cô lập dữ liệu giữa các doanh nghiệp khách hàng sử dụng chung nền tảng.
(Xem chi tiết tại mục [Data Security] trên website.)
7. Thời gian lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu được lưu trữ trong suốt thời gian Người dùng sử dụng Dịch vụ. Sau khi chấm dứt hợp đồng, chúng tôi sẽ lưu trữ dữ liệu trong khoảng thời gian hợp lý theo chính sách nội bộ hoặc theo yêu cầu pháp luật (ví dụ: quy định lưu trữ chứng từ kế toán, hải quan), sau đó tiến hành xóa hoặc ẩn danh hóa dữ liệu.
8. Quyền của chủ thể dữ liệu
Người dùng có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình, phù hợp với quy định pháp luật hiện hành:
- Quyền được biết về việc dữ liệu của mình được thu thập, xử lý.
- Quyền truy cập và yêu cầu cung cấp bản sao dữ liệu.
- Quyền chỉnh sửa dữ liệu không chính xác.
- Quyền xóa dữ liệu (trong phạm vi pháp luật cho phép).
- Quyền rút lại sự đồng ý đã cung cấp trước đó.
- Quyền phản đối việc xử lý dữ liệu cho mục đích tiếp thị.
Để thực hiện các quyền trên, vui lòng liên hệ theo thông tin tại mục 11.
9. Dữ liệu nghiệp vụ do doanh nghiệp khách hàng quản lý
Đối với dữ liệu vận hành (thông tin khách hàng, nhà cung cấp, lô hàng...) mà doanh nghiệp khách hàng nhập vào hệ thống, [Tên Công ty] đóng vai trò là đơn vị xử lý dữ liệu (Data Processor), còn doanh nghiệp khách hàng là đơn vị kiểm soát dữ liệu (Data Controller) — có nghĩa doanh nghiệp khách hàng chịu trách nhiệm đảm bảo tính hợp pháp của dữ liệu họ nhập vào hệ thống (ví dụ: dữ liệu cá nhân của khách hàng/nhân viên họ), còn chúng tôi cam kết xử lý dữ liệu đó đúng mục đích và bảo mật theo thỏa thuận.
10. Cookie và công nghệ theo dõi
Website của chúng tôi có thể sử dụng cookie nhằm cải thiện trải nghiệm truy cập, ghi nhớ tùy chọn và phân tích lưu lượng truy cập. Người dùng có thể tùy chỉnh hoặc từ chối cookie thông qua cài đặt trình duyệt.
11. Liên hệ về vấn đề bảo mật dữ liệu
Nếu có bất kỳ câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại nào liên quan đến Chính sách Bảo mật này, vui lòng liên hệ:
📧 [email phụ trách bảo mật dữ liệu]
📞 [số điện thoại]
🏢 [địa chỉ công ty]
12. Thay đổi Chính sách
Chính sách này có thể được cập nhật theo thời gian để phù hợp với thay đổi trong hoạt động kinh doanh hoặc quy định pháp luật. Mọi thay đổi quan trọng sẽ được thông báo đến Người dùng qua email hoặc trên website trước khi có hiệu lực